Visio – Transcription automatique

La transcription automatique génère un compte rendu textuel des échanges audio pendant une réunion.

Elle prend en charge uniquement l’audio des microphones des participants, avec segmentation par intervenant (SPEAKER_00, SPEAKER_01, etc.).

Langues supportées : Français et Anglais

Statut : Bêta

Utilisateur autorisé : Agents publics authentifiés avec leur email professionnel

Points importants

• Le consentement des participants doivent avoir été collecté avant l’enregistrement (responsabilité de l’organisateur).
• La transcription commence quelques instants après activation.
• Durée maximale : 3 heures par réunion.
• Les données audio sont stockées 7 jours maximum après la réunion, puis supprimées définitivement, y compris des GPU.

Activer la transcription

Retrouver une rapide Démo vidéo 📹 ici.

Pré-requis

• Être l’organisateur de la réunion.
• Être authentifié dans l’application avec un email professionnel autorisé.

Étapes

1. Cliquez sur “Afficher plus d'option” (au centre).
2. Sélectionnez “Transcription”, puis “Démarrer la transcription”.
3. Une notification prévient tous les participants que la transcription va démarrer.
4. Un témoin visuel “Transcription en cours” s’affiche pour rappeler que l’audio est enregistré à tous les participants.

Arrêter la transcription

Retrouver une rapide Démo vidéo 📹 ici.

Depuis le menu

1. Retournez dans “Afficher plus d’option” > “Transcription”
2. Cliquez sur “Arrêter la transcription”

Lorsque tous les participants quittent la réunion, l’enregistrement s’arrête automatiquement et est sauvegardé. La sauvegarde de l’enregistrement audio peut prendre quelques instants ; vous pouvez quitter la réunion sans attendre, le processus se poursuivra automatiquement.

Réception de la transcription

Quelques minutes après avoir arrêté une transcription, un nouveau document apparait dans https://docs.numerique.gouv.fr/. Le document se nomme :

Réunion "nom-de-votre-réunion" du "2025-dd-mm à hh:mm"

Pour vous notifier qu’un document est prêt, Docs vous envoie un e-mail vous indiquant qu’un nouveau document a été créé pour vous. Le document contiendra ce que chaque participant présent lors de la réunion a dit sous le format suivant :

SPEAKER_00: Bonjour, comment allez-vous ?
SPEAKER_01: Bien, et vous ?

Utiliser la transcription lors d'une réunion en présentiel ou mix

Si vous souhaitez utiliser la fonctionnalité de transcription lors d'une réunion en présentiel ou mix à distance / présentiel, nous vous suggérons de suivre les conseils suivants pour obtenir le meilleur résultat possible :

• Assurez-vous d'avoir un ou plusieurs microphones de qualité, un microphone omnidirectionnel ou un système de microphones de conférence peut être utile pour capturer toutes les voix dans la salle.
• Placez le microphone au centre de la table de réunion pour capturer toutes les voix de manière équitable ou utilisez plusieurs micros dans la salle en désactivant le son sortant pour éviter l'écho.
• Évitez les salles avec beaucoup d'écho ou de bruit de fond.

Confidentialité et traitement des données

• L’audio est enregistré temporairement, uniquement pour traitement.
• Il est supprimé automatiquement une fois la transcription terminée.
• Les messages du chat ne sont pas inclus dans la transcription.

Limitations et évolutions à venir

Cette fonctionnalité est en cours d’amélioration. Prochaines évolutions prévues :

• Identification des participants qui prennent la parole
• Meilleure reconnaissance des acronymes administratifs
• Amélioration globale de la qualité de transcription

Que faire si une erreur survient lors du lancement de l'enregistrement ?

Pas de panique ! En période de forte affluence, il est possible que l’enregistrement ne démarre pas immédiatement. Même si cette situation reste rare, elle peut survenir.

Vous pouvez patienter quelques secondes, puis tenter de relancer la transcription.

Si vous ne parvenez toujours pas à le démarrer, n’hésitez pas à contacter notre support, ou à le signaler sur notre canal Tchap de support.

Vous n'arrivez pas à lancer une transcription ?

Plusieurs situations peuvent expliquer que vous ne puissiez pas démarrer une description :

1. Vous n’êtes pas authentifié dans la réunion.
2. Vous n’êtes pas le propriétaire de la réunion.
3. Votre adresse e-mail n’est pas reconnue comme celle d’un agent public.

Vous n’êtes pas authentifié dans la réunion :

Votre session sur Visio est valable pendant cinq jours. Au-delà, vous devez vous authentifier à nouveau. Il est donc possible que vous ayez créé un lien de réunion alors que votre session avait expiré, nécessitant une nouvelle authentification.

Comment vérifier si vous êtes connecté ?

Rendez-vous sur la page d’accueil de Visio. Si vous voyez apparaître le bouton ProConnect, cela signifie que vous n’êtes pas connecté. Cliquez dessus et authentifiez-vous. »

Besoin d’aide ? Une suggestion ou un retour concernant Visio?

📧 Antoine.lebaud@mail.numerique.gouv.fr

💬 Via Tchap ou **via la bulle chabot **❔️

Mis à jour le : 28/11/2025